Datenschutz

DATENSCHUTZ- UND SICHERHEITSERKLÄRUNG VON PROPHIX

Gültig ab: 31. Juli 2019

Datenschutz ist uns wichtig. Wir sind dem Datenschutz verpflichtet und uns Ihres Vertrauens in uns sehr bewusst.

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für www.prophix.com und die Dienstleistungen, die von Prophix Software, Inc. (im Folgenden als „Prophix“, „wir“, „uns“ oder als „unseres“ bezeichnet) bereitgestellt werden. Die Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie Prophix personenbezogene Daten erfasst, nutzt, weitergibt und schützt, die Sie entweder durch den Besuch der Prophix-Websites (im Folgenden als „öffentliche Website“ bezeichnet) oder durch Nutzung der Prophix-Cloud-Dienste (im Folgenden als “Prophix Cloud-Dienste“ bezeichnet) bereitgestellt haben. Sie beschreibt außerdem Ihre Möglichkeiten in Bezug auf Nutzung, Zugriff und Änderung Ihrer personenbezogenen Informationen.

1. Öffentliche Prophix-Website

Welche Informationen erfassen wir?

Wir erfassen Informationen von Ihnen, die Name, Titel, Unternehmensname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und bestimmte Unternehmensinformationen wie die Anzahl der Mitarbeiter, den jährlichen Unternehmensumsatz oder die Branche beinhalten können. Die Bereitstellung dieser optionalen Informationen ist für Sie freiwillig.

Wie bei den meisten Websites erfassen wir bestimmte Informationen automatisch. Zu diesen Informationen können gehören: Internetprotokolladressen (IP-Adressen), Browsertyp, Internetdienstanbieter (Internet Service Provider, ISP), Verweis-/Ausgangsseiten, auf der Website aufgerufene Dateien (z. B. HTML-Seiten, Grafiken usw.), Betriebssystem, Datum/Uhrzeitstempel und/oder Clickstream-Daten zur Analyse von Trends bei der Nutzung oder Verwaltung der Website.

Cookies

Cookies sind eindeutige Kennungen, die wir über Ihren Webbrowser auf die Festplatte Ihres Computers zu Protokollierungszwecken übertragen. Durch bestimmte Cookies können wir für Sie die Navigation auf unserer öffentlichen Website und in der Prophix Cloud vereinfachen, während andere für eine schnellere Anmeldung oder für die Verfolgung Ihrer Aktivitäten auf unserer öffentlichen Website und in der Prophix Cloud genutzt werden. Es gibt zwei Arten von Cookies: Sitzungs- und beständige Cookies.

• Sitzungs-Cokies. Sitzungs-Cokies sind nur während einer Online-Sitzung vorhanden. Sie werden von Ihrem Computer gelöscht, wenn Sie den Browser schließen oder den Computer ausschalten. Mithilfe von Sitzungs-Cookies können unsere Systeme Ihre Aktivitäten während einer Sitzung oder während der Anmeldung in der Prophix Cloud eindeutig Ihnen zuordnen. Dies ist Voraussetzung dafür, dass wir Ihre Online-Transaktionen und Anfragen ausführen und Ihre Identität verifizieren können, wenn Sie auf unserer Website navigieren, nachdem Sie sich angemeldet haben.

Beständige Cookies. Beständige Cookies verbleiben auf Ihrem Computer, wenn Sie Ihren Browser geschlossen oder den Computer ausgeschaltet haben. Unsere öffentliche Website nutzt beständige Cookies.

Prophix und seine Partner nutzen Cookies oder vergleichbare Technologien zur Analyse von Trends, zur Verwaltung der Website, zur Verfolgung der Benutzerbewegungen auf der Website und zur Erfassung demografischer Informationen über unsere Benutzerbasis insgesamt. Die Nutzung von Cookies lässt sich auf der Ebene des einzelnen Browsers steuern. Allerdings besteht bei Deaktivierung von Cookies die Möglichkeit, dass bestimmte Features oder Funktionen auf unserer Website oder für unseren Dienst nur noch eingeschränkt genutzt werden können.

Für welche Zwecke verwenden wir Ihre Informationen?

Alle Informationen, die wir von Ihnen erfassen, werden folgendermaßen genutzt:

• Zur Personalisierung der Bedienerführung und zur maßgeschneiderten Präsentation von Inhalten und Informationen, die wir Ihnen senden oder für Sie darstellen. Ihre Informationen helfen uns also, zielgenauer auf Ihre Bedürfnisse zu reagieren.
• Zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen für Sie, zur Kommunikation mit Ihnen über die Nutzung unserer öffentlichen Website und Dienstleistungen, zur Diagnose von aufgetretenen technischen Problemen, zur Reaktion auf Ihre Anfragen und für andere Zwecke des Kundenservice.
• Zur Verbesserung unserer Website. Wir versuchen kontinuierlich unsere Websiteangebote auf der Basis Ihres Feedbacks zu optimieren.
• Für Marketing- und Werbezwecke. Beispielsweise nutzen wir Informationen von Ihnen wie Ihre E-Mail-Adresse und andere optionale Informationen, um Ihnen Neuigkeiten und Newsletter, spezielle Angebote, Dienstleistungen, Werbeaktionen, Partnerinformationen oder Veranstaltungshinweise zuzusenden oder um Sie anderweitig über Produkte zu informieren oder Ihnen für Sie eventuell interessante Informationen zukommen zu lassen. Wenn Sie diese Informationen nicht mehr erhalten möchten, können Sie Ihre E-Mail-Einstellungen entsprechend aktualisieren. Dazu klicken Sie auf den Link „Abmelden“ in den Ihnen zugesandten E-Mails oder Sie schreiben uns eine entsprechende E-Mail an privacy.officer@prophix.com.
• Wir arbeiten hinsichtlich der Anzeige von Werbung auf unserer Website oder für die Anzeige unserer Werbung auf anderen Websites mit externen Partnern zusammen. Unsere externen Partner verwenden eventuell ebenfalls Cookies oder vergleichbare Technologien, um Werbung anhand Ihrer Browseraktivitäten und Informationsinteressen für Sie bereitzustellen. Wenn Sie sich von der zielgerichteten Werbung abmelden möchten, klicken Sie hier. Wenn Sie sich in der Europäischen Union befinden, klicken Sie hier.
• Drittanbieteranalysen – Prophix ist befugt, automatisierte Geräte und Anwendungen zur Auswertung der Nutzung unserer öffentlichen Website zu verwenden. Wir nutzen diese Tools zur Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit. Diese Einheiten verwenden eventuell Cookies und andere Nachverfolgungstechnologien zur Durchführung ihrer Dienstleistungen.

Weitergabe erfasster Informationen

Prophix gibt Ihre Informationen einschließlich personenbezogener Informationen nicht an Dritte weiter, außer in den folgenden Fällen:

• Tochtergesellschaften. Wir sind befugt, die von Ihnen erfassten Informationen an unsere Tochtergesellschaften weiterzugeben. In diesem Fall unterliegt deren Nutzung und Offenlegung Ihrer personenbezogenen Informationen dieser Erklärung.
• Anbieter, Auftragnehmer und/oder Agenten.Wir sind befugt, die von Ihnen von der öffentlichen Website erfassten Informationen an Drittanbieter, Dienstanbieter, Auftragnehmer und/oder Agenten weiterzugeben, die in unserem Auftrag Aufgaben ausführen, vorausgesetzt, sie stimmen den Grundsätzen dieser Erklärung zu. Diese Unternehmen dürfen Ihre personenbezogenen Informationen nur insoweit nutzen, wie es für die Bereitstellung ihrer Dienstleistungen für uns erforderlich ist. Zu den Dienstleistungen gehören u. a. Zahlungsverarbeitung, Kundenservice, Auftragsausführung, Abonnementdienste oder Zusendung von Marketinginformationen sowie die Durchführung von Recherche und Analyse.
• Übertragungen. Sollten wir von einem anderen Unternehmen übernommen werden oder mit einem anderen Unternehmen eine Fusion eingehen und sollten in diesem Zusammenhang oder im Rahmen eines Konkursverfahrens prinzipiell alle unsere Vermögensbestände an ein anderes Unternehmen übertragen werden, sind wir befugt, die von Ihnen erfassten Informationen an das andere Unternehmen zu übertragen. Entsprechend informieren wir Sie über E-Mail und/oder durch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf unserer Website, wenn sich die Eigentumsverhältnisse, die Nutzung Ihrer personenbezogenen Informationen und die von Ihnen festgelegten Bedingungen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Informationen ändern. Wir sind auch befugt, Ihre personenbezogenen Informationen an Dritte mit Ihrem persönlichen Einverständnis weiterzugeben.
• Verpflichtung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen. Wir sind ebenfalls befugt, die von Ihnen erfassten Informationen weiterzugeben, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sowie im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens, einer gerichtlichen Anweisung oder eines anderen juristischen Verfahrens etwa auf Anfrage eines Gerichts oder für eine Vorladung oder um Vorschriften in Bezug auf die nationale Sicherheit oder eine Strafverfolgung zu erfüllen.
• Schutz von uns und von anderen. Wir sind auch befugt, die von Ihnen erfassten Informationen weiterzugeben, wenn wir der Ansicht sind, dass dies für die Untersuchung, Vorbeugung oder Maßnahmen im Hinblick auf illegale Aktivitäten, Betrugsverdacht, Situationen, in denen die Sicherheit von Personen potenziell bedroht ist, Verstöße gegen diese Erklärung oder als Beweis im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten, an denen Prophix beteiligt ist, erforderlich ist. Prophix wird keine erfassten Informationen kommerziell verwerten.

Links zu Websites von Dritten

Unsere Websites enthalten Links zu Websites von Dritten zu Ihrer Information. Wenn Sie diese Links aufrufen, verlassen Sie die Prophix-Websites. Wenn Sie auf einer dieser Websites von Dritten personenbezogene Informationen bereitstellen, unterliegen diese nicht mehr dieser Datenschutzrichtlinie. Prophix übernimmt keine Gewähr und keine Haftung für die Websites von Dritten. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Datenschutzrichtlinie besuchter Websites sorgfältig zu lesen.

2. ERFASSUNG VON INFORMATIONEN DURCH PROPHIX CLOUD-DIENSTE

Prophix erfasst auch Informationen, darunter personenbezogene Informationen, von Benutzern der Prophix Cloud-Dienste („Benutzerinformationen“). Der Zugriff auf Prophix Cloud unterliegt den Nutzungsbedingungen in der Vereinbarung für die Prophix Cloud-Dienste oder vergleichbarer Vereinbarungen zwischen Prophix und der Partei oder der Einheit, die die Cloud-Dienste abonniert hat. Alle über die Cloud-Dienste bereitgestellten Benutzerinformationen unterliegen dieser Erklärung, solange nicht etwas anderes in der Vereinbarung für die Prophix Cloud-Dienste festgelegt ist.

Erfasste Informationen

Prophix erfasst im Rahmen des Cloud-Dienstes die folgenden Benutzerinformationen:

• Für die Nutzung von Prophix Cloud erforderliche Informationen
• Informationen zum Benutzerprofil, die Benutzer freiwillig bereitgestellt haben, z. B. eine Telefonnummer oder ein Profilbild
• Prophix erhält Finanzinformationen von seinen Kunden, die möglicherweise personenbezogene Informationen enthaltens.

Nutzung erfasster Informationen

Prophix nutzt Benutzerinformationen ausschließlich für die Bereitstellung und Verbesserung von Prophix Cloud, zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Diagnose aufgetretener technischer Probleme wie in der Vereinbarung zu den Prophix Cloud-Diensten festgelegt.

Prophix ist befugt, automatisierte Geräte und Anwendungen zur Auswertung der Nutzung von Prophix Cloud zu verwenden. Wir sind auch befugt, weitere Analysehilfsmittel zur Auswertung von Prophix Cloud zu nutzen. Wir verwenden diese Tools zur Verbesserung unserer Dienstleistungen und der Benutzerfreundlichkeit. Diese Einheiten verwenden eventuell Cookies und andere Nachverfolgungstechnologien zur Durchführung ihrer Dienstleistungen.

Weitergabe von Informationen

Prophix gibt Benutzerinformationen nicht an Dritte weiter, außer in den folgenden Fällen:

• Tochtergesellschaften. Wir sind befugt, erfasste Benutzerinformationen an unsere Tochtergesellschaften weiterzugeben. In diesem Fall unterliegt deren Nutzung und Offenlegung Ihrer personenbezogenen Informationen dieser Erklärung.
• Anbieter, Auftragnehmer und/oder Agenten.Wir sind befugt, die von Ihnen erfassten Benutzerinformationen an Drittanbieter, Dienstanbieter, Auftragnehmer und/oder Agenten weiterzugeben, die unserem Auftrag Aufgaben ausführen, vorausgesetzt, sie stimmen den Grundsätzen dieser Erklärung zu. Diese Unternehmen dürfen Ihre personenbezogenen Informationen nur insoweit nutzen, wie es für die Bereitstellung einer Cloud-Computing-Infrastruktur oder von Beratungsdienstleistungen erforderlich ist.
• Übertragungen. Sollten wir von einem anderen Unternehmen übernommen werden oder mit einem anderen Unternehmen eine Fusion eingehen und sollten in diesem Zusammenhang oder im Rahmen eines Konkursverfahrens prinzipiell alle Vermögensbestände an ein anderes Unternehmen übertragen werden, sind wir befugt, die erfassten Benutzerinformationen an das andere Unternehmen zu übertragen.
• Verpflichtung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen.Wir sind ebenfalls befugt, die von Ihnen erfassten Informationen weiterzugeben, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sowie im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens, einer gerichtlichen Anweisung oder eines anderen juristischen Verfahrens etwa auf Anfrage eines Gerichts oder für eine Vorladung oder um Vorschriften in Bezug auf die nationale Sicherheit oder eine Strafverfolgung zu erfüllen.
• Schutz von uns und von anderen. WWir sind auch befugt, die erfassten Benutzerinformationen weiterzugeben, wenn wir der Ansicht sind, dass dies für die Untersuchung, Vorbeugung oder Maßnahmen im Hinblick auf illegale Aktivitäten, Betrugsverdacht, Situationen, in denen die Sicherheit von Personen potenziell bedroht ist, Verstöße gegen die Vereinbarung zu den Prophix Cloud-Diensten oder gegen diese Richtlinie oder als Beweis im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten, an denen Prophix beteiligt ist, erforderlich ist.

3. FÜR ALLE KUNDEN UND BESUCHER GÜLTIGE ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Zugriff auf personenbezogene Informationen und deren Kontrolle

Auf Anfrage informiert Sie Prophix darüber, ob wir personenbezogene Informationen von Ihnen speichern. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, auf Ihre personenbezogenen Informationen zuzugreifen, sie zu ändern oder deren Löschung zu verlangen. Dazu melden Sie sich bei Ihrem Konto an oder kontaktieren uns per E-Mail unter privacy.officer@prophix.com.  Wir werden Ihre Anfrage dann in einem angemessenen Zeitrahmen beantworten. In bestimmten Fällen kann es sein, dass wir durch gesetzliche Bestimmungen gezwungen sind, Ihre personenbezogenen Informationen weiter zu speichern, oder dass wir diese für die weitere Bereitstellung einer Dienstleistung benötigen.

Wir bestätigen Ihr Recht auf Zugriff auf Ihre personenbezogenen Informationen. Prophix hat keine direkte Beziehung mit den Personen, deren persönliche Daten es verarbeitet. Wenn eine Person auf seine Daten zugreifen oder falsche Daten korrigieren, ergänzen oder löschen möchte, muss sie ihre diesbezügliche Anfrage direkt an den Prophix-Client (den Daten-Controller) stellen. Wenn die Daten entfernt werden sollen, werden wir in einem angemessenen Zeitraum reagieren. In bestimmten Fällen kann es sein, dass wir durch gesetzliche Bestimmungen gezwungen sind, Ihre personenbezogenen Informationen weiter zu speichern, oder dass wir diese für die weitere Bereitstellung einer Dienstleistung benötigen.

Vertrauliche Informationen

Vorsätzlich erfassen oder verwalten wir keine Informationen über Ihren medizinischen oder gesundheitlichen Zustand, Ihre ethnische Herkunft, Ihre politische Meinung, Ihre religiösen oder philosophischen Überzeugungen und auch keine anderen vertraulichen Informationen und wir verlangen von Ihnen auch nicht, solche Informationen uns mitzuteilen.

Schutz der Privatsphäre von Kindern im Internet

Weder die öffentliche Website noch Prophix Cloud sind für Kinder unter 13 Jahren konzipiert und auch nicht für sie bestimmt. Vorsätzlich erfassen und verwalten wir keine Informationen über Personen unter 13 Jahren. Sollten wir feststellen, dass personenbezogene Informationen über ein Kind unter 13 Jahren übermittelt oder erfasst wurden, werden wir diese unverzüglich löschen.

Datensicherheit

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Informationen ist für uns ein zentrales Anliegen. Dabei folgen wir allgemeingültigen Normen zum Schutz der uns übermittelten personenbezogenen Informationen sowohl bei der Übertragung als auch nach Erhalt. Bei Fragen zur Sicherheit Ihrer personenbezogenen Informationen kontaktieren Sie uns bitte unter privacy.officer@prophix.com.

Wir speichern Ihre Informationen solange Ihr Konto aktiv ist oder solange es für die Bereitstellung von Dienstleistungen für Sie, aufgrund rechtlicher Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitfällen und zur Durchsetzung unsere Vereinbarungen erforderlich ist.

Die öffentliche Website und Prophix Cloud nutzen Sicherheitsmessgrößen zum Schutz gegen Verlust, Missbrauch und Änderung von Informationen und Daten in unserer Hand. Prophix verwaltet die öffentliche Website und Prophix Cloud in einer sicheren Umgebung, um mithilfe von Firewalls, der Ermittlung von Eindringlingen, Anti-Malware-Lösungen und anderen fortgeschrittenen Technologien den missbräuchlichen Zugriff zu verhindern. Diese Sicherheitsmaßnahmen unterstützen den Schutz vor unautorisiertem Zugriff, die Gewährleistung der Datengenauigkeit und die Sicherstellung der korrekten Verwendung von Informationen und Daten.

Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Prophix behält sich vor, diese Datenschutzrichtlinie zu ändern, wenn es nach nachvollziehbaren Gründen aufgrund gesetzlicher oder technologischer Änderungen bzw. aufgrund geänderter Umstände notwendig oder angeraten ist, und wird dies mit angemessenem Aufwand für die öffentliche Website und Prophix Cloud mindestens dreißig (30) Arbeitstage vor Inkrafttreten der Änderungen bekanntgeben.

Prophix kontaktieren

Bei Fragen zu dieser Richtlinie oder zu den Prophix Cloud-Diensten oder zur öffentlichen Website wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von Prophix. Senden Sie dazu eine E-Mail an  privacy.officer@prophix.com oder eine schriftliche Mitteilung an Prophix Software GmbH, Datenschutzbeauftragter, Messeturm, 60308 Frankfurt am Main

Streitfälle

Prophix wird Streitfälle oder Beschwerden umgehend untersuchen und versuchen, sie gemäß der Auslegung und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie zu klären. Sie können eine Streitfrage oder eine Beschwerde wie im Abschnitt „Prophix kontaktieren“ angegeben bei uns einreichen. Sollte ein Anliegen von Ihnen hinsichtlich Datenschutz oder Datennutzung von uns nicht zufriedenstellend behandelt worden sein, wenden Sie sich bitte an die externe Schlichtungsstelle in den USA (kostenfrei) unter https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.